Już miesiąc czasu nie umieszczałem na moim blogu żadnego artykułu-niestety wynika to z braku czasu- codziennie mam masę rzeczy do zrobienia i troszkę ciężko jest mi pogodzić ze sobą wszystko:)Dziś w ramach odpoczynku udało mi się znaleźć chwilkę czasu aby to naprawić:) Artykuł pochodzi ze strony http://www.biz.blox.pl ale zawarte są w nim także moje zdania i refleksje:)Zapraszam do lektury- obiecuje poprawę:)
Jednym z kluczowych elementów każdego systemu zarządzania czasem jest lista „do zrobienia”, służąca do przechowywania wszystkich zadań, których nie możesz od razu zrealizować. Dzięki niej masz ogólny pogląd, ile przedsięwzięć jest jeszcze przed tobą. Ja osobiście stosuję program Thinking Rock o którym już pisałem- tam umieszczam wszystkie projekty, zadania do zrobienia itd. itp. Mam także mały notatnik z kółkami, w którym mam zapisane 3 najważniejsze zadania oraz zadania którym mija dziś termin końcowy do wykonania.
Metodologia Getting Things Done (GTD) Davida Allena proponuje umieszczanie spraw do załatwienia (a właściwie związanych z nimi Najbliższych Działań) na tak zwanych listach kontekstowych – na przykład w-pracy, w-domu, w-komputerze, w-telefonie, w-mieście, w-oczekiwaniu itp. Takie konteksty-ile zechcesz- możesz tworzyć w programie Thinking Rock. Poszczególne konteksty definiują ograniczenia danego miejsca i sytuacji determinujące możliwość realizacji poszczególnych zadań. W związku z tym listy kontekstowe zawierają tylko te czynności, które można wykonać w danych okolicznościach. Unika się w ten sposób konieczności przeglądania długiego spisu rzeczy, za które – z przyczyn obiektywnych – i tak nie można się zabrać.
W metodologi ZTD główny nacisk kładzie się na zastosowanie prostego systemu, który jest łatwy w użyciu i zapewnia bezpieczne przechowywanie informacji. Na system taki składają się trzy elementy:
- Zestaw. Prosty system składa się ze skrzynek spraw przychodzących, kalendarza, list i archiwum.(ja zapisuje to co mi przychodzi do głowy na tym co mam pod ręką albo jest to mój notes, w którym mam listę zadań na dziś-i wtedy zapisuje to pod spodem jako lista „nieplanowane lub pilne” lub jeżeli jestem na mieście to jest to moja komórka, kalendarz też mam w komórce i zapisuje tam ważne spotkania i wydarzenia)
- Narzędzia. Prosty system wykorzystuje proste narzędzia nie wymagające dodatkowego wysiłku w zakresie ich obsługi.
- Stosowanie. Prosty system musi być używany codziennie do realizacji zaplanowanych przedsięwzięć.
Zestaw
W metodologii ZTD zaleca się wykorzystywanie najprostszego zestawu list, który pozwala sprawnie zarządzać realizacją swoich zamierzeń. Chociaż idea list kontekstowych jest użyteczna, często okazuje się, że ich utrzymywanie bywa uciążliwe. Należy zatem zminimalizować ich liczbę. Na przykład może to być następujący zestaw list:
- w-pracy: wszystkie sprawy związane z pracą;
- osobiste: wszystkie sprawy prywatne;
- w-mieście: zakupy i sprawy do załatwienia w urzędach;
- w-telefonie: sprawy do załatwienia przez telefon, z dowolnego miejsca;
- w-oczekiwaniu: monitorowanie spraw przekazanych do załatwienia komuś innemu.
Dodatkowa lista „Może Kiedyś” stanowi dobry sposób katalogowania rzeczy, za które nie chcesz lub nie możesz zabrać się teraz, ale do których chciałbyś powrócić za jakiś czas.
Niezależnie od tego, jakie listy zdefiniujesz, pamiętaj, że nie są to listy „do zrobienia dziś”. Lista „w-pracy” i „osobiste” są głównymi spisami przedsięwzięć, na podstawie których, w procesie planowania, definiujesz Kamienie Milowe na najbliższy tydzień i Najważniejsze Zadania na dany dzień. Natomiast listy „w-mieście”, „w-telefonie” i „w-oczekiwaniu” powinieneś przeglądać w ramach bieżącego działania, zgodnie z potrzebami. Dodatkowo, jeśli ci to pomoże, utrzymuj listę wszystkich swoich bieżących Projektów.
Pozostałymi elementami systemu są skrzynki spraw przychodzących, kalendarz i łatwe w użyciu archiwum.
Narzędzia
Z reguły oprogramowanie implementujące metodologię GTD (Nozbe, Kinkless, stikkit, Outlook, Remember the Milk) jest zbyt rozbudowane, jak na potrzeby ZTD, gdzie niezbędne jest jedynie przechowywanie kilku prostych list.
Wiele osób zapętla się w procesie testowania różnych narzędzi, tworzenia skomplikowanych systemów, przebudowywania swojego systemu co dwa tygodnie lub nawet częściej, tracąc z oczu cel, jakim jest skuteczne załatwianie spraw. ZTD nakazuje wdrożenie najprostszych narzędzi i używanie ich bez dalszego zastanawiania się. ZTD to metodologia realizacji zamierzeń, a nie testowania narzędzi.
Na zakończenie tego kursu zostanie przedstawione uniwersalne, zintegrowane narzędzie, pozwalające łatwo i bezboleśnie „zainstalować” metodologię ZTD w swoim życiu.
W ramach następnej lekcji szerzej omówiony zostanie temat archiwum, które jest czwartym, ważnym narzędziem systemu ZTD. Do przechowywania dokumentów najlepiej nadaje się szuflada, w której w porządku alfabetycznym umieszczane są proste, papierowe teczki dotyczące poszczególnych spraw (projektów, klientów, tematów itp.) Pliki w komputerze należy przechowywać w podobnej, sortowanej alfabetycznie, jednopoziomowej strukturze katalogów lub wrzucać wszystko do jednego worka i polegać na coraz doskonalszych mechanizmach wyszukiwania informacji.
Stosowanie
Codzienne zaglądanie do systemu i jego ciągłe uaktualnianie to klucz do powodzenia ZTD. Najlepiej zawrzeć te czynności w swoim planie dnia – na przykład uczynić przeglądanie list częścią procedury porannej i wieczornej, a do pozostałych list sięgać w miarę potrzeb. Przyswojenie tego nawyku nie jest zbyt trudne, o ile skupisz się na nim przez 30 dni. Warto to zrobić, bo dzięki prostemu i godnemu zaufania systemowi twoje życie stanie się bardziej zorganizowane i produktywne.
Pamiętajcie, że podstawą wszystkiego jest po prostu działanie. Nie ma idealnego systemu!! Sam próbowałem różnych technik, albowiem nie byłem zadowolony ze swojej produktywności- cały czas wprowadzałem zmiany. Niestety to ciągłe ulepszanie jest zgubne i odchyla w czasie tak naprawdę to co powinniśmy robić- jest to efektem braku zaufania we własne siły. Dlatego popatrz na swoje projekty, zadania, marzenia- wyznacz trzy najważniejsze zadania, które Cię przybliżą do tego wszystkiego. Jeżeli zajmą one więcej niż 2 godziny podziel je na mniejsze łatwe do zrobienia zadania. Następnie weź pierwsze zadanie- ja stosuje technikę pomidora- nastawiam minutnik na 25 minut i skupiam się tylko na tym zadaniu- później robię 5 minut przerwy i tak w kółko- po 4 pomidorach robię od 15 do 30 minut przerwy. Już o tym pisałem- jeżeli ktoś mi przerywa zaznaczam to w notatniku ale nie przerywam zadania-no chyba że jest to coś naprawdę ważnego. Także wewnętrzne myśli które mi mówią, że mam coś zrobić i przerywają mi w działaniu zapisuje do notatnika. Nie ma prostszego systemu. Wykonaj zadania i nagródź się lub pracuj dalej:)
Pozdrawiam
Dr Ragan
Podobne wpisy:
1) 1 Nawyk ZTD: Gromadzenie
Zen to done-sposób na proste życie 
Najnowsze komentarze