Co to jest Zen to done?? Przedstawiam system w skrócie:)

Cytuje artykuł: „GTD to jeden z lepiej znanych systemów podnoszenia swojej produktywności. Dla wielu jest to system idealny. Dla innych jednak nie. Do jego największych was zaliczyć można między innymi:to, że wymaga wielu nowych nawyków (naraz!), to, że koncentruje się na wpisywaniu rzeczy w system, zamiast na ich wykonywaniu, to, że próbuje “wykonać wszystko” przez co może powodować w nas stres spowodowany nadmiarem zajęć, GTD jest zorientowane jest na zrobienie wszystkiego i czegokolwiek co nam przyjdzie do głowy – bez rozróżniania rzeczy ważnych od mniej ważnych. GTD jest wspaniałym systemem, ale w odpowiedzi na powstałe problemy powstał ZTD, czyli Zen To Done.
Podstawami ZTD jest prostota i koncentracja na rzeczach najważniejszych. Oto 10 nawyków, które kierują ZTD:
1. zapisuj: noś ze sobą notatnik, karteczki, PDA czy cokolwiek na czym będziesz w stanie zapisać to co przychodzi Ci do głowy – dzięki zapisywaniu, nie musisz “męczyć” umysłu pamiętaniem. Kiedy będziesz przy swoim biurku czy komputerze przenoś wpisy z notatnika na listę ToDo. Kluczem jest właśnie wyrobienie w sobie nawyku zapisywania wszystkiego co “przychodzi do głowy” w notatniku i przetworzenie tego zaraz po przyjściu do domu czy biura. Notatnik (czy PDA, czy cokolwiek wykorzystujesz) musisz mieć ZAWSZE przy sobie.
2. przetwarzaj: tak jak w GTD, pojawiąjącą się nowe “zadanie” wykonuj natychmiast jeśli zajmuje mniej niż dwie minuty, jeśli więcej, to zapisuj na liście ToDo lub deleguj. Jeśli nie jest ważne to kasuj odrazu… a jeśli jest to archiwizuj. Miej swoją skrzynkę pocztową, pudełko na “przychodzące” dokumenty itd. ZAWSZE puste. Podczas przetwarzania nigdy nie pozostawiaj dokumentu czy maila w twojej “skrzynce przychodzącej”.
3. ustalaj MITy (czyli Najważniejsze Zadania) na tydzień i na dany dzień: na każdy tydzień ustalaj Duże Kamienie, które chciałbyś “wrzucić do słoika”, a na każdy dzień ustalaj 1-3 MITów, czyli rzeczy na których skoncentrujesz w danym dniu swoją całą uwagę.
4. rób: koncentruj się na jednym zadaniu na raz. Wyłącz wszystkie “rozpraszacze”. Jeśli coś Ci przerwie, zapisz to w swoim notatniku (patrz punkt 1) i powróć do wykonywanego zadania. Jeśli nie musisz przerwać wykonywanie zadanie, zapisz notatkę w którym miejscu skończyłeś, kiedy do niego wrócisz będziesz w stanie “wpaść” z powrotem w poprzedni tok myślenia. Relaksuj się (oddychaj głęboko, rozciągaj się, rób małe przerwy), a po wykonaniu zadania nagrodź się np. 10 minutowym czytaniem blogów (ale kontroluj pilnie ten czas!).
5. system list: tak jak w GTD korzystaj z list “kontekstowych”, czyli @wdomu, @wbiurze, @telefon itp., ale uprość je maksymalnie. Nie musisz korzystać z PDA, Outlooka czy jakiegoś innego drogiego programu. Zwykły notatnik wystarczy. Skoncentruj się na tym co masz zrobić, a nie na “zabawie” nowymi systemami czy programami “zwiększającymi” produktywność.
6. organizuj: rozprawiaj się z każdym zadaniem jak tylko się pojawi, nie dopuszczaj do powstania piętrzącej się góry dokumentów, trzymaj swoją skrzynkę mailową, swoje biurko, swoje miejsce pracy zorganizowane i w porządku tak byś mógł skoncentrować się na zadaniach do wykonania.
7. przeglądaj swoje zadania i cele co tydzień: tak jak w GTD przeglądaj raz w tygodniu swoje cele, swoje aktualne zadania, ale także swoje roczne cele i monitoruj postęp ich realizacji. Dodatkowo raz w miesiącu rób przegląd miesiąca i analogicznie raz w roku przegląd roku.
8. upraszczaj: GTD jest zorientowane na wykonanie wszystkiego, podczas gdy ZTD koncentruje się na najważniejszych dla Ciebie zadaniach. Przeglądając swoje listy upraszczaj zadania, pozbywaj się tych mniej istotnych, ogranicz źródła nowych przychodzących zadań (np. nie musisz być zapisanym do 30 newsletterów, lub czytać regularnie 20 blogów!). Upewnij się, że zadania z Twojej listy Todo są związane z Twoimi miesięcznymi i rocznymi celami.
9. wykorzystaj rutynę: wypracuj sobie rutynowe działania np. rano kiedy wstajesz (przeglądnięcie kalendarza, przeglądnięcie list ToDo, ustalenie dziennych MITów, ćwiczenia, wykonanie pierwszego MITa i na koniec sprawdzenie poczty) lub wieczorem (przeglądnięcie dnia, sprawdzanie poczty, przygotowanie się na następny dzień), raz w tygodniu rutynowe porządki w domu, czy np. kontrolowanie finansów. Ustal swoje własne rutyny…
10. szukaj pasji: jeśli robisz coś co lubisz, organizowanie czasu i polepszanie produktywności działa jeszcze lepiej. Ciągle szukaj nowych pasji. Jeśli będziesz kochał to co robisz, Twoja lista ToDo będzie listą “nagród” a nie zadań do wykonania.”